Wie ein Employer of Record Arbeitserlaubnisse und Visa in Frankreich abwickelt

Unser Leitfaden zu Arbeitserlaubnissen und Einwanderung via EOR in Frankreich behandelte den allgemeinen Rahmen: Was ein EOR leistet, wie er sich von einer PEO oder einer eigenen Niederlassung unterscheidet und den allgemeinen Onboarding-Ablauf für Mitarbeiter aus Nicht-EU-Ländern. Dieser weiterführende Artikel geht tiefer in die Details.

Sie erfahren genau, wie das französische Einwanderungssystem einen EOR als sponsernden Arbeitgeber anerkennt. Sie sehen jeden Verfahrensschritt, die spezifischen Dokumente, die der EOR vorbereitet, und die Fehlerquellen, die Genehmigungen um Wochen verzögern. Der Artikel vergleicht zudem EOR-gestützte Anträge mit dem Sponsoring durch eine eigene Niederlassung hinsichtlich Zeitplan, Kosten und Compliance-Risiken. Wenn Sie Ihren ersten Mitarbeiter aus einem Nicht-EU-Land in Frankreich über einen Employer of Recordeinstellen, sind dies die operativen Details, auf die es ankommt.

Der rechtliche Status des EOR im französischen Einwanderungsrecht

Warum das französische Recht einen lokalen Arbeitgeber erfordert

Das französische Arbeitsgesetzbuch (Code du travail) knüpft jede Arbeitsgenehmigung an einen spezifischen Arbeitgeber, der bei der URSSAF registriert ist und über eine SIRET-Nummer verfügt. Die Direction Régionale de l'Économie, de l'Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS) bewertet Anträge auf Grundlage der Compliance-Historie des sponsernden Arbeitgebers. Ein ausländisches Unternehmen ohne französische Niederlassung kann keinen Antrag auf Arbeitsgenehmigung stellen. Dies ist die strukturelle Lücke, die ein EOR schließt.

Der EOR fungiert als rechtlicher Arbeitgeber im Genehmigungsantrag. Er unterzeichnet den Arbeitsvertrag nach französischem Arbeitsrecht. Er verpflichtet sich, den Mitarbeiter über die französische Gehaltsabrechnung zu bezahlen, Sozialversicherungsbeiträge einzubehalten und die Verpflichtungen aus Tarifverträgen zu erfüllen. Die DREETS behandelt diese EOR-Einheit genauso wie jeden anderen französischen Arbeitgeber.

Die Prüfung der Arbeitsmarktsituation (Opposabilité de la situation de l'emploi)

Für die meisten Staatsangehörigen aus Nicht-EU-Ländern wendet Frankreich eine Arbeitsmarktprüfung an. Die DREETS prüft, ob die Stelle mit einem Kandidaten besetzt werden könnte, der bereits eine Arbeitserlaubnis für Frankreich besitzt. Der EOR reicht das Stellenangebot bei France Travail (der nationalen Arbeitsagentur) ein und wartet die vorgeschriebene Frist ab, bevor er fortfährt.

Bestimmte Berufe stehen auf regionalen oder nationalen Mangelberufslisten. Diese umgehen die Arbeitsmarktprüfung vollständig. Der EOR prüft vor der Einreichung, ob die Stelle unter die Mangelberufsliste der zuständigen Präfektur fällt. Ein Senior DevOps Engineer in der Île-de-France kann beispielsweise unter die IT-Mangelberufskategorie fallen. Diese einzige Feststellung kann den Zeitplan um Wochen verkürzen.

OFII und die Arbeitgeberabgabe

Sobald die DREETS die Genehmigung erteilt hat, erhebt das Office Français de l'Immigration et de l'Intégration (OFII) eine Arbeitgeberabgabe. Der EOR zahlt diese Steuer direkt. Die Höhe variiert je nach Gehaltsniveau des Mitarbeiters und der Vertragsdauer. Das OFII validiert anschließend das Visum und stellt die Einladung zur medizinischen Untersuchung für den ankommenden Mitarbeiter aus. Der EOR verfolgt jeden Meilenstein, da ein versäumter OFII-Schritt die Aufenthaltserlaubnis blockiert.

Schritt für Schritt: Vom Stellenangebot zur Arbeitserlaubnis

Vor der Einreichung: Zusammenstellung des Dossiers

Der EOR beginnt noch vor jeder behördlichen Einreichung. Er entwirft einen Arbeitsvertrag, der mit der geltenden convention collectiveübereinstimmt. Er sammelt den Reisepass des Kandidaten, Diplome (übersetzt von einem vereidigten Übersetzer) und berufliche Referenzen. Er bereitet das für die jeweilige Genehmigungskategorie spezifische Cerfa-Formular vor.

Eine kritische Aufgabe vor der Einreichung ist die Anerkennung von Diplomen. Frankreich verlangt für bestimmte reglementierte Berufe eine Bewertung ausländischer Qualifikationen. Der EOR koordiniert sich bei Bedarf mit ENIC-NARIC France. Das Versäumen dieses Schrittes führt zu einer Ablehnung durch die DREETS.

Einreichung bei der DREETS und Überwachung der Prüfung

Der EOR reicht das vollständige Dossier bei der DREETS-Einheit in dem Département ein, in dem der Mitarbeiter tätig sein wird. Die Prüfungszeiten variieren je nach Region. Paris (DREETS Île-de-France) bearbeitet Anträge aufgrund der besseren Personalausstattung in der Regel schneller als kleinere Präfekturen.

Die DREETS kann ergänzende Unterlagen anfordern. Der EOR überwacht das Dossier und reagiert innerhalb der behördlichen Frist. Eine verspätete Antwort lässt die Prüfungsfrist von vorne beginnen. Wenn Sie einen EOR-Partner für Frankreich bewerten, fragen Sie, wie dieser mit Rückfragen der DREETS umgeht und wie hoch seine durchschnittliche Reaktionszeit ist.

Nach der Genehmigung: Visum und Ankunft

Nachdem die DREETS die Genehmigung erteilt hat, beantragt der Mitarbeiter ein visa de long séjour valant titre de séjour (VLS-TS) beim französischen Konsulat in seinem Heimatland. Die konsularische Bearbeitung dauert in den meisten Fällen zwei bis vier Wochen. Der EOR stellt dem Mitarbeiter die genehmigte Arbeitserlaubnis und den Arbeitsvertrag für das Konsulatsgespräch zur Verfügung.

Nach der Ankunft in Frankreich muss der Mitarbeiter das VLS-TS innerhalb von drei Monaten online validieren. Der EOR begleitet den Mitarbeiter durch die medizinische Untersuchung beim OFII und die Online-Validierung auf dem ANEF-Portal. Erst nach der Validierung darf der Mitarbeiter legal arbeiten. Der EOR aktiviert die Gehaltsabrechnung erst, wenn dieser Schritt abgeschlossen ist.

Wo der Prozess scheitert und wie man das verhindert

Unvollständige Dossiers und Übersetzungsfehler

Die häufigste Ursache für Verzögerungen ist eine unvollständige Ersteinreichung. Die DREETS weist Dossiers zurück, bei denen auch nur ein einziges erforderliches Dokument fehlt. Beglaubigte Übersetzungen, die nicht den französischen Standards entsprechen, führen zum gleichen Ergebnis. Der EOR führt eine Checkliste, die auf jede Genehmigungskategorie und jedes regionale DREETS-Büro zugeschnitten ist.

Ein Berliner Fintech-Unternehmen stellte 2024 über einen EOR einen brasilianischen Produktmanager für seinen Standort in Paris ein. Die Ersteinreichung wurde abgelehnt, da der Übersetzung des Diploms der von der DREETS der Île-de-France geforderte Stempel des vereidigten Übersetzers fehlte. Die Korrektur verlängerte den Zeitplan um drei Wochen. Eine Prüfung der Dokumente durch den EOR vor der Einreichung verhindert dies.

Zeitplan für die Arbeitsmarktprüfung

Die Stellenausschreibung bei France Travail muss für einen Mindestzeitraum laufen, bevor die DREETS den Antrag annimmt. Reicht der EOR den Genehmigungsantrag vor Ablauf dieser Frist ein, lehnt die DREETS ihn sofort ab. Der EOR überwacht die Veröffentlichungsdaten und stimmt das Einreichungsfenster entsprechend ab.

Achtung: Regionale Mangelberufslisten ändern sich regelmäßig. Eine Stelle, für die im letzten Jahr keine Arbeitsmarktprüfung erforderlich war, kann in diesem Jahr eine vollständige Ausschreibung erfordern. Der EOR muss die aktuelle Liste vor jeder Einreichung bei der zuständigen DREETS verifizieren und darf sich nicht auf frühere Genehmigungen verlassen.

Lücken zwischen Ablauf und Verlängerung der Aufenthaltserlaubnis

Verlängerungsanträge müssen vor Ablauf der aktuellen Aufenthaltserlaubnis eingereicht werden. Die französischen Präfekturen stellen ein récépissé (Empfangsbescheinigung) aus, das die Arbeitserlaubnis während der Bearbeitung der Verlängerung verlängert. Verpasst der Mitarbeiter das Verlängerungsfenster, verliert er die Arbeitserlaubnis. Der EOR erfasst jedes Ablaufdatum der Aufenthaltserlaubnis und leitet Verlängerungsanträge mindestens 90 Tage im Voraus ein. Dies verhindert die Compliance-Lücke, die von den französischen Arbeitsbehörden aktiv geahndet wird.

EOR-Sponsoring vs. Sponsoring durch eigene Niederlassung: Ein praktischer Vergleich

Die Entscheidung zwischen einem EOR und der Gründung einer eigenen Niederlassung in Frankreich beeinflusst den Einwanderungsprozess in jeder Phase. Die folgende Tabelle stellt die operativen Unterschiede gegenüber.

Ein niederländisches SaaS-Unternehmen, das drei Ingenieure in Lyon einstellte, verglich beide Wege. Die Gründung einer französischen SAS hätte vier Monate gedauert, bevor der erste Antrag auf Aufenthaltserlaubnis hätte gestellt werden können. Über einen EOR erfolgte die erste Einreichung bei der DREETS innerhalb von zwei Wochen nach Unterzeichnung des Dienstleistungsvertrags. Die Gesamtdauer von der Entscheidung bis zum Arbeitsbeginn des Mitarbeiters betrug weniger als vier Monate.

Der Kompromiss liegt bei der Kontrolle. Mit einer eigenen Niederlassung steuern Sie die Beziehung zur DREETS direkt. Über einen EOR verlassen Sie sich auf den Prozess des Anbieters. Für Unternehmen, die weniger als zehn Mitarbeiter in Frankreich einstellen, eliminiert der EOR-Weg monatelange Einrichtungszeit, ohne die Compliance-Qualität zu beeinträchtigen. Für Unternehmen, die größere französische Teams aufbauen, kann sich der Weg über eine eigene Niederlassung mit der Zeit durch die anfänglichen Kosten rechtfertigen.

Häufig gestellte Fragen

Kann ein EOR eine Aufenthaltserlaubnis für unternehmensinterne Transfers (ICT) in Frankreich sponsern?

Nein. Die ICT-Karte gemäß der EU-ICT-Richtlinie setzt ein bestehendes Arbeitsverhältnis zwischen dem Arbeitnehmer und einem Konzernunternehmen außerhalb Frankreichs voraus. Ein EOR ist kein Teil des Konzerns des Kunden. Er sponsert Standardarbeitserlaubnisse, Passeport-Talent-Kategorien und Genehmigungen für angestellte Arbeitnehmer. Wenn Sie eine ICT-Entsendung benötigen, brauchen Sie entweder eine französische Tochtergesellschaft oder eine Zweigniederlassung, die als Teil Ihrer Unternehmensstruktur registriert ist.

Was passiert, wenn die DREETS den Antrag auf Arbeitserlaubnis ablehnt?

Der EOR prüft die Ablehnungsgründe und stellt fest, ob eine korrigierte Wiedereinreichung möglich ist. Häufige Gründe sind der unzureichende Nachweis über die ordnungsgemäße Durchführung der Arbeitsmarktprüfung oder fehlende Unterlagen. Der EOR kann innerhalb von zwei Monaten nach der Ablehnung einen recours gracieux (Verwaltungswiderspruch) bei der DREETS einlegen. Sollte der Widerspruch erfolglos bleiben, ist ein recours contentieux vor dem Verwaltungsgericht der nächste Schritt, was in der Praxis jedoch selten vorkommt.

Erhält die Familie des Arbeitnehmers eine Arbeitserlaubnis durch das Sponsoring des EOR?

Mitreisende Familienangehörige beantragen ihr eigenes VLS-TS im Rahmen des Familiennachzugsverfahrens. Das Sponsoring des EOR deckt nur den Hauptarbeitnehmer ab. Ehepartner von Inhabern eines Passeport Talent erhalten ein Visum mit dem Vermerk „vie privée et familiale“, das eine Arbeitserlaubnis ohne separaten Arbeitgebersponsor beinhaltet. Der EOR berät in der Regel zu Visakategorien für Familienangehörige, reicht jedoch keine Anträge für Angehörige ein.

Wie geht der EOR mit Verlängerungen der Arbeitserlaubnis um, wenn der Arbeitnehmer die Stelle wechselt?

Ein Stellenwechsel innerhalb desselben EOR-Arbeitsverhältnisses erfordert nicht automatisch eine neue Arbeitserlaubnis. Wenn die neue Tätigkeit in dieselbe Berufskategorie und Gehaltsklasse fällt, bleibt die bestehende Erlaubnis gültig. Ändert sich die Tätigkeit wesentlich, etwa beim Wechsel vom Ingenieurwesen ins Vertriebsmanagement, reicht der EOR vor Inkrafttreten der Änderung einen neuen Genehmigungsantrag bei der DREETS ein. Der Arbeitnehmer arbeitet unter der bestehenden Erlaubnis weiter, bis die DREETS über den neuen Antrag entschieden hat.

Was Sie als Nächstes beachten sollten

Das französische Einwanderungssystem ist Gegenstand aktiver gesetzgeberischer Diskussionen. Vorgeschlagene Reformen der Passeport-Talent-Kategorien und der Kriterien für die Mangelberufsliste könnten die Antragsstrategien im nächsten Legislaturzyklus verändern. Verfolgen Sie die Ankündigungen von DREETS und OFII vierteljährlich. Wenn Sie planen, Talente aus Nicht-EU-Ländern in Frankreich einzustellen, beginnen Sie jetzt mit der Vorbereitung der Unterlagen. Die Bearbeitungszeiten für Genehmigungen verkürzen sich, wenn der EOR die Dokumente bereits vor Beginn der Arbeitsmarktprüfung vorliegen hat. Dieser zeitliche Vorsprung ist das effektivste Mittel, um Verzögerungen zu vermeiden.

Verfasst von Team Up – EOR, Gehaltsabrechnung und Einwanderungsunterstützung in über 20 Ländern mit eigenen Niederlassungen in den wichtigsten Märkten.