Comment un Employer of Record gère les permis de travail et les visas en France

Notre guide complet sur les permis de travail et l'immigration via EOR en France abordait le cadre général : le rôle d'un EOR, sa comparaison avec une PEO ou une entité locale, et la procédure d'intégration pour les recrues hors UE. Cet article approfondit les aspects techniques.

Vous découvrirez précisément comment le système d'immigration français reconnaît un EOR en tant qu'employeur parrain. Vous verrez chaque étape procédurale, les documents spécifiques préparés par l'EOR et les points de blocage qui retardent les permis de plusieurs semaines. L'article compare également les demandes parrainées par un EOR à celles parrainées par une entité directe en termes de délais, de coûts et de risques de conformité. Si vous recrutez votre premier collaborateur hors UE en France via un employeur officiel (EOR), voici les détails opérationnels qui comptent.

Le statut juridique de l'EOR dans le cadre de l'immigration en France

Pourquoi le droit français exige un employeur local

Le Code du travail français lie toute autorisation de travail à un employeur spécifique immatriculé auprès de l'URSSAF et titulaire d'un numéro SIRET. La Direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités (DREETS) évalue les demandes en fonction de l'historique de conformité de l'employeur parrain. Une entreprise étrangère sans entité française ne peut pas déposer de demande d'autorisation. C'est le vide structurel que comble l'EOR.

L'EOR agit en tant qu'employeur légal sur la demande d'autorisation. Il signe le contrat de travail conformément au droit du travail français. Il s'engage à rémunérer le salarié via une paie française, à prélever les cotisations sociales et à respecter les obligations des conventions collectives. La DREETS traite cette entité EOR de la même manière que n'importe quel autre employeur français.

L'opposabilité de la situation de l'emploi (OTE)

Pour la plupart des ressortissants hors UE, la France applique un test du marché du travail. La DREETS vérifie si le poste pourrait être pourvu par un candidat déjà autorisé à travailler en France. L'EOR publie l'offre d'emploi auprès de France Travail (l'agence nationale pour l'emploi) et attend la période prescrite avant de poursuivre.

Certains métiers figurent sur des listes de professions en tension, au niveau régional ou national. Ces postes sont dispensés de l'opposabilité de la situation de l'emploi. L'EOR vérifie si le poste est éligible selon la liste de la préfecture concernée avant tout dépôt. Un ingénieur DevOps senior en Île-de-France, par exemple, peut relever de la catégorie des métiers de l'informatique en tension. Cette simple vérification peut faire gagner plusieurs semaines sur les délais.

L'OFII et la taxe employeur

Une fois l'autorisation validée par la DREETS, l'Office Français de l'Immigration et de l'Intégration (OFII) perçoit une taxe employeur. L'EOR règle cette taxe directement. Son montant varie selon le niveau de salaire du salarié et la durée du contrat. L'OFII valide ensuite le visa et convoque le salarié à une visite médicale. L'EOR suit chaque étape, car tout manquement auprès de l'OFII bloque la délivrance du titre de séjour.

Étape par étape : de l'offre d'emploi à l'autorisation de travail

Pré-dépôt : constitution du dossier

L'EOR intervient avant toute démarche administrative. Il rédige un contrat de travail conforme à la convention collectiveapplicable. Il rassemble le passeport du candidat, ses diplômes (traduits par un traducteur assermenté) et ses références professionnelles. Il prépare le formulaire Cerfa spécifique à la catégorie de permis.

L'équivalence des diplômes est une étape cruciale du pré-dépôt. La France exige une évaluation des qualifications étrangères pour certaines professions réglementées. L'EOR coordonne les démarches avec ENIC-NARIC France si nécessaire. Omettre cette étape entraîne un rejet de la part de la DREETS.

Dépôt auprès de la DREETS et suivi de l'instruction

L'EOR soumet le dossier complet à l'unité de la DREETS du département où le salarié exercera ses fonctions. Les délais d'instruction varient selon les régions. Paris (DREETS Île-de-France) traite généralement les dossiers plus rapidement que les préfectures plus petites, grâce à des effectifs plus importants.

La DREETS peut demander des pièces complémentaires. L'EOR suit le dossier et répond dans les délais impartis. Une réponse tardive fait repartir le délai d'instruction à zéro. Lors de l'évaluation d'un partenaire EOR pour la France, demandez comment il gère les suivis auprès de la DREETS et quel est son délai de réponse moyen.

Post-approbation : visa et arrivée

Une fois l'autorisation délivrée par la DREETS, le salarié demande un visa de long séjour valant titre de séjour (VLS-TS) auprès du consulat de France dans son pays de résidence. Le traitement consulaire prend généralement de deux à quatre semaines. L'EOR fournit au salarié l'autorisation approuvée ainsi que le contrat de travail pour l'entretien consulaire.

À son arrivée en France, le salarié doit valider son VLS-TS en ligne dans un délai de trois mois. L'EOR accompagne le salarié dans les démarches de visite médicale auprès de l'OFII et de validation en ligne sur le portail ANEF. Le salarié ne peut commencer à travailler légalement qu'une fois cette validation effectuée. L'EOR n'active la paie qu'après cette étape.

Où le processus peut échouer et comment l'éviter

Dossiers incomplets et erreurs de traduction

Le retard le plus fréquent est dû à un dossier initial incomplet. La DREETS rejette tout dossier auquel il manque un seul document requis. Les traductions assermentées non conformes aux normes françaises entraînent le même résultat. L'EOR utilise une liste de contrôle adaptée à chaque catégorie de permis et à chaque antenne régionale de la DREETS.

Une fintech basée à Berlin a recruté un chef de produit brésilien pour ses opérations à Paris via un EOR en 2024. Le dépôt initial a été rejeté car la traduction du diplôme ne comportait pas le cachet du traducteur assermenté exigé par la DREETS d'Île-de-France. Cette correction a ajouté trois semaines au calendrier. La vérification préalable des documents par l'EOR permet d'éviter ce problème.

Délais liés au test du marché du travail

L'offre d'emploi publiée sur France Travail doit rester en ligne pendant une période minimale avant que la DREETS n'accepte le dépôt du dossier. Si l'EOR soumet la demande d'autorisation avant la fin de ce délai, la DREETS la rejette systématiquement. L'EOR assure le suivi des dates de publication et aligne la fenêtre de dépôt en conséquence.

Attention : Les listes régionales des métiers en tension évoluent périodiquement. Un poste qui était dispensé du test du marché du travail l'an dernier peut nécessiter une publication complète cette année. L'EOR doit vérifier la liste en vigueur auprès de la DREETS compétente avant chaque dépôt, sans se fier aux approbations antérieures.

Interruption entre l'expiration et le renouvellement du permis

Les demandes de renouvellement doivent être déposées avant l'expiration du permis actuel. Les préfectures françaises délivrent un récépissé qui prolonge le droit de travailler pendant le traitement du renouvellement. Si l'employé manque la période de renouvellement, il perd son autorisation de travail. L'EOR planifie chaque date d'expiration de permis et initie les demandes de renouvellement au moins 90 jours à l'avance. Cela évite les ruptures de conformité que les autorités du travail françaises sanctionnent activement.

Parrainage par un EOR ou par une entité propre : comparaison pratique

Le choix entre passer par un EOR ou créer votre propre entité en France influence le processus d'immigration à chaque étape. Le tableau ci-dessous met en évidence les différences opérationnelles.

Une entreprise SaaS néerlandaise recrutant trois ingénieurs à Lyon a comparé les deux options. La création d'une SAS française aurait pris quatre mois avant de pouvoir entamer le premier dépôt de permis. Grâce à un EOR, la première soumission à la DREETS a eu lieu dans les deux semaines suivant la signature du contrat de service. Le délai total entre la décision et la date de début de l'employé a été inférieur à quatre mois.

Le compromis porte sur le contrôle. Avec votre propre entité, vous gérez directement la relation avec la DREETS. Via un EOR, vous dépendez du processus du prestataire. Pour les entreprises recrutant moins de dix employés en France, l'option EOR élimine des mois de mise en place sans sacrifier la qualité de la conformité. Pour les entreprises qui développent des équipes plus importantes en France, l'option de l'entité propre peut justifier son coût initial sur le long terme.

FAQ

Un EOR peut-il parrainer un permis de transfert intra-groupe (ICT) en France ?

Non. Le permis ICT dans le cadre de la directive européenne ICT exige une relation de travail préexistante entre l'employé et une entité du groupe située hors de France. Un EOR ne fait pas partie du groupe de l'entreprise cliente. Il parraine des permis de travail standard, des catégories de Passeport Talent et des autorisations de travail salarié. Si vous avez besoin d'un transfert ICT, vous devez disposer d'une filiale française ou d'une succursale enregistrée au sein de votre structure d'entreprise.

Que se passe-t-il si la DREETS rejette la demande d'autorisation de travail ?

L'EOR examine les motifs du rejet et détermine si une nouvelle soumission corrigée est envisageable. Les motifs courants incluent une preuve insuffisante de la réalisation correcte du test du marché du travail ou des documents manquants. L'EOR peut déposer un recours gracieux auprès de la DREETS dans les deux mois suivant le rejet. Si le recours échoue, un recours contentieux devant le tribunal administratif constitue l'étape suivante, bien que cela soit rare en pratique.

La famille de l'employé reçoit-elle une autorisation de travail grâce au parrainage de l'EOR ?

Les membres de la famille accompagnants demandent leur propre VLS-TS via la procédure de regroupement familial. Le parrainage de l'EOR couvre uniquement l'employé principal. Les conjoints des titulaires d'un Passeport Talent reçoivent un visa portant la mention « vie privée et familiale », qui inclut une autorisation de travail sans nécessiter un employeur parrain distinct. L'EOR conseille généralement sur les catégories de visas familiaux, mais ne dépose pas de demande au nom des personnes à charge.

Comment l'EOR gère-t-il les renouvellements de permis lorsque l'employé change de poste ?

Un changement de poste au sein du même contrat EOR ne nécessite pas automatiquement une nouvelle autorisation de travail. Si le nouveau poste relève de la même catégorie professionnelle et de la même tranche salariale, le permis existant reste valide. Si le poste change de manière substantielle, par exemple en passant de l'ingénierie à la gestion des ventes, l'EOR dépose une nouvelle demande d'autorisation auprès de la DREETS avant que le changement ne prenne effet. L'employé continue de travailler sous le permis existant jusqu'à ce que la DREETS statue sur la nouvelle demande.

À suivre

Le système d'immigration français fait l'objet de discussions législatives actives. Les réformes proposées concernant les catégories de Passeport Talent et les critères de la liste des métiers en tension pourraient modifier les stratégies de dépôt au cours du prochain cycle législatif. Surveillez les annonces de la DREETS et de l'OFII chaque trimestre. Si vous prévoyez d'embaucher des talents hors UE en France, commencez la préparation du dossier dès maintenant. Les délais d'obtention des permis sont réduits lorsque l'EOR dispose des documents avant le début de la période de test du marché du travail. Anticiper ce délai est le moyen le plus efficace d'éviter les retards.

Rédigé par Team Up — EOR, gestion de la paie et soutien à l'immigration dans plus de 20 pays avec des entités propres sur les marchés clés.