Services PEO pour les petites entreprises en Europe de l'Est : Ce que vous devez savoir
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Table des matières :
Introduction
Si vous examinez les services de PEO pour les petites entreprises en Europe de l’Est, vous n’êtes probablement pas ennuyé. Vous en avez simplement assez de jouer à la loterie avec la paie et la conformité à travers cinq ou six systèmes juridiques différents à la fois.
La Pologne applique un impôt sur le revenu progressif avec des cotisations de sécurité sociale à deux chiffres en plus. La Roumanie applique un impôt forfaitaire avec des cotisations lourdes pour la retraite et la santé. La Tchéquie a des seuils où l’impôt et la sécurité sociale bondissent. La Hongrie ajoute une taxe sociale employeur de 13 % sur les salaires, avec 18,5 % provenant des employés.
Sur les slides, cette région ressemble à un « bloc d’expansion unique ». Dans la vraie vie, c’est un mélange de codes fiscaux, d’inspections du travail et de portails gouvernementaux qui tombent en panne au pire moment.
C’est pour cela que les fondateurs et les responsables RH commencent à se renseigner sur le PEO. Pas parce qu’ils veulent plus de prestataires. Parce qu’ils veulent dormir.
Ce guide vous donne une réponse claire sur la place réelle du PEO en Europe de l’Est, où il casse, et pourquoi un bon partenaire Employer of Record finit souvent par faire le gros du travail.
Pourquoi le PEO pour les petites entreprises est important en Europe de l’Est
Soyons honnêtes. Personne ne se réveille enthousiaste à propos des modèles de co-emploi. Vous commencez à regarder le PEO à cause de trois problèmes très concrets.
1. Une seule région sur la carte. Dix réalités de paie différentes
Prenons un cas simple.
Un développeur à Varsovie
Un responsable financier à Bucarest
Un chef de produit à Prague
Un commercial à Budapest
Ils sont tous des « recrutements Europe de l’Est ». Aucun n’est soumis aux mêmes règles fiscales et sociales.
Pologne. Impôt progressif. 12 % jusqu’à 120 000 PLN. 32 % au‑delà. Plus des cotisations de sécurité sociale et d’assurance maladie qui peuvent pousser la part combinée de l’employeur au‑dessus de 20 % du salaire brut, et la part du salarié au‑dessus de 20 % également.
Roumanie. Impôt sur le revenu forfaitaire de 10 %. Puis 25 % de retraite (CAS) et 10 % de santé (CASS) pour les employés en plus.
Tchéquie. 15 % d’impôt jusqu’à 36 fois le salaire moyen. 23 % au‑delà. Plus des cotisations de sécurité sociale avec une base de calcul plafonnée chaque année.
Hongrie. Taxe sociale employeur de 13 % du brut. La sécurité sociale des employés est de 18,5 %.
Le copier‑coller ne fonctionne pas ici. Votre généraliste RH interne manquera quelque chose. Pas parce qu’il est paresseux. Parce que c’est un travail à plein temps.
2. Des cotisations sociales qui punissent l’approximation
L’Europe de l’Est est une région où les cotisations sont lourdes.
retraite
santé
chômage
assurance accident
Parfois des fonds de travail ou de garantie séparés
Les noms, les taux et les plafonds changent selon le pays et parfois chaque année. Faites‑vous des erreurs pendant quelques années, puis essayez d’expliquer cela à un inspecteur du travail ou à un agent des impôts. Cette conversation n’est pas bon marché.
3. Une culture de la documentation
Cette région aime le papier. Même quand il est numérique.
Vous avez besoin de :
Contrats de travail écrits dans la bonne langue
règles internes ou politiques dans certains pays
archives claires du temps de travail et des heures supplémentaires
suivi des congés et des arrêts maladie
bulletins de paie qui correspondent aux déclarations
documents de rupture du contrat qui ne s’effondrent pas au tribunal
C’est le monde que les PEO prétendent aider à gérer.
Ce que les services de PEO couvrent réellement en Europe de l’Est
Avant même de penser au prix, il vous faut un modèle mental clair.
Version courte.
Un PEO est une Professional Employer Organisation. Il gère les opérations RH et paie. Il ne devient pas l’employeur légal en Pologne, Roumanie, Tchéquie ou Hongrie.
Votre société apparaît toujours sur le contrat. Votre entité reste dans le viseur des autorités fiscales et du travail.
Alors, que fait réellement un PEO dans cette région ?
Traitement de la paie
Un PEO correct va :
Calculer le brut‑net selon les règles fiscales de chaque pays
Prélever l’impôt sur le revenu et les cotisations sociales.
Générer des bulletins de paie dans la bonne langue et au bon format.
Préparer les rapports mensuels pour la finance.
Suivre les changements de salaire minimum, de seuils fiscaux et de plafonds sociaux.
En Pologne, cela signifie suivre la répartition entre retraite, invalidité, maladie, assurance accident, fonds du travail et fonds de garantie.
En Roumanie, cela signifie appliquer l’impôt forfaitaire de 10 % mais aussi maintenir correctement les cotisations CAS et CASS et respecter les plafonds ou seuils.
En Tchéquie et en Hongrie, cela signifie gérer les changements de taux, les plafonds et toute nouvelle exonération sur les avantages en nature.
Vous pourriez garder tout cela dans un tableur. Vous pourriez aussi équilibrer un verre d’eau au bord de votre ordinateur portable et espérer que personne ne heurte le bureau.
Administration RH
Les services de PEO pour les petites entreprises en Europe de l’Est incluent généralement :
Des modèles de contrat adaptés à chaque pays
des parcours d’intégration et la collecte des documents
le suivi des périodes d’essai
la gestion des congés
Des lettres RH standards. Attestations d’emploi, attestations de salaire, lettres bancaires
l’enregistrement des ruptures de contrat et l’archivage de la documentation
Vous décidez toujours qui recruter, promouvoir ou faire partir. Le PEO transforme ces décisions en documents conformes.
Support de conformité, pas un bouclier juridique
Les bons PEO vont :
Vous dire quand vous êtes hors des clous sur les horaires de travail ou les heures supplémentaires
Vous aider à comprendre les règles locales sur les jours fériés
Vous rappeler les formations obligatoires ou visites médicales lorsqu’elles s’appliquent.
Vous aider avec les données en cas de contrôles ou d’audits.
Ils vous aident à éviter les erreurs. Ils ne se placent pas entre vous et le régulateur. Cette responsabilité juridique appartient toujours à votre entité locale.
Comment fonctionne la paie via PEO en Europe de l’Est
C’est la partie que les prestataires simplifient à l’extrême ou enfouissent dans les petites lignes.
Ici, vous posez le cadre général pour qu’un fondateur ou un CFO comprenne enfin ce qu’il achète.
Étape 1. Salaire brut local et structure
Tout commence par la façon dont vous fixez la rémunération.
Payez‑vous uniquement en monnaie locale ?
Proposez‑vous des primes ou commissions ?
Fournissez‑vous des tickets restaurant ou d’autres avantages spécifiques au pays ?
Financer-vous une couverture médicale privée sur les marchés où c’est courant ?
En Pologne, par exemple, beaucoup d’entreprises utilisent des avantages comme des abonnements médicaux et des cartes de sport. En Roumanie, les tickets restaurant sont courants et ont leur propre traitement fiscal. En Tchéquie, il existe des règles spécifiques sur les avantages en nature et des plafonds annuels.
Un PEO aide à structurer cela de façon défendable au regard des règles locales et prévisible pour la finance.
Étape 2. Calculs de paie statutaires
Chaque mois, le PEO va :
Calculer le brut‑net pour chaque employé
appliquer les bons barèmes ou le taux forfaitaire
appliquer les bons taux de cotisation et plafonds
générer le coût employeur par personne
préparer les déclarations pour les autorités fiscales et sociales
Exemples.
Pologne. Impôt progressif, plusieurs types de cotisations, cotisations partagées entre employeur et employé. Le total des cotisations employeur se situe souvent entre le haut de la dizaine et un peu plus de 20 %. Le total des cotisations salariées est également dans cette fourchette.
Roumanie : 10 % d’impôt sur le revenu. 25 % de retraite, 10 % de santé. Le salarié supporte la majeure partie des cotisations.
Hongrie : 13 % de taxe sociale employeur, 18,5 % de cotisation salarié. Pas de plafond sur l’assiette dans de nombreux cas.
C’est là que le PEO gagne ses honoraires s’il connaît le marché. C’est aussi là qu’un PEO faible renvoie discrètement le risque sur vous.
Étape 3. Paiements et déclarations
Selon votre configuration, le PEO peut :
calculer les montants et vous envoyer un fichier de paiement consolidé
ou initier les paiements en votre nom selon les autorisations locales
Dans tous les cas, les responsabilités principales couvrent :
Le paiement correct et ponctuel des employés
le versement de l’impôt et des cotisations sociales à la bonne autorité
La soumission des déclarations de paie via les portails locaux
Chaque pays a ses propres échéances et systèmes. Les déclarations manquées ou erronées sont un moyen classique pour que les employeurs étrangers soient repérés.
Étape 4. Reporting et piste d’audit
Pour les petites entreprises, c’est la partie souvent ignorée.
Un PEO sérieux en Europe de l’Est devrait vous fournir :
des récapitulatifs mensuels de paie par pays
des ventilations du coût employeur
des rapports cumulés annuels
des données exportables vers votre système comptable
des documents à présenter lors d’audits ou de due diligence
Cela compte lorsque vous :
Levez un tour, et que les investisseurs vérifient la paie
vendez l’entreprise, et que les acheteurs demandent des archives propres
faites face à un contrôle fiscal ou social
Si votre prestataire actuel ne peut pas produire cela en quelques clics, il ne fait rien de vraiment « professionnel ».
La vérité juridique. Le PEO a besoin de vos entités locales
Il y a un fait que vous ne pouvez pas négocier.
Un PEO part du principe que vous avez déjà une entité légale dans le pays où se trouvent les employés.
Les employés polonais doivent être sur une entité polonaise
Les employés roumains sur une entité roumaine
Les employés tchèques sur une entité tchèque
Les employés hongrois sur une entité hongroise
Le PEO ne fait pas disparaître cette exigence. Il gère simplement les RH et la paie pour l’entité que vous avez déjà.
Si vous n’avez pas d’entreprise enregistrée dans ces pays, utiliser uniquement un PEO n’est pas conforme. La seule façon légale d’employer des salariés sans entité locale est d’utiliser un Employer of Record.
C’est exactement pour cela que l’EOR est devenu la structure par défaut pour les employeurs étrangers en Europe de l’Est.
Vous relierez ce point plus tard à votre liste de contrôle juridique et conformité pour l’EOR en Europe de l’Est.
PEO vs EOR en Europe de l’Est. Quel modèle correspond à votre plan
Règle simple.
PEO convient aux entreprises qui ont déjà des entités dans des pays spécifiques d’Europe de l’Est et prévoient d’y rester.
EOR convient aux entreprises qui veulent recruter en Europe de l’Est sans créer d’entités et veulent que quelqu’un d’autre soit l’employeur légal.
Avec un PEO :
Votre entité figure sur le contrat
Vous assumez le risque employeur
Le PEO gère l’administration et les calculs
Avec un EOR :
L’entité EOR figure sur le contrat
L’EOR est l’employeur légal
Vous contrôlez le travail et la direction ; l’EOR assume la conformité emploi
Team Up se situe du côté EOR de cette ligne. L’entreprise a bâti sa réputation en gérant la réalité difficile du travail et de la paie dans le Caucase et applique maintenant le même niveau de rigueur à travers l’Europe de l’Est.
Vous utilisez EOR in Eastern Europe quand vous vous souciez davantage d’une conformité propre et de la rapidité que de posséder une entité locale dès le premier jour.
Les coûts cachés du PEO en Europe de l’Est
Les pages de tarification des PEO semblent claires. Tarif PEPM. Liste courte de services inclus.
La facture réelle en Europe de l’Est raconte généralement une autre histoire.
Si vous comparez des services de PEO pour les petites entreprises en Europe de l’Est, c’est là que votre cerveau « finance » doit se réveiller.
1. Frais de mise en place et d’implémentation
La plupart des PEO vous facturent rien que pour commencer à travailler avec eux. Cela peut signifier
Des frais d’implémentation uniques par pays
Des frais de « configuration » pour chaque entité
Une facturation supplémentaire pour « nettoyer » vos données de paie existantes
Sur une configuration à trois pays, vous pouvez facilement brûler quatre ou cinq chiffres avant qu’un seul bulletin ne soit traité.
Questions à poser
« Y a‑t‑il des frais d’implémentation par pays ? »
« Facturez‑vous séparément la migration des données depuis notre paie actuelle ? »
S’ils évitent les chiffres, supposez que c’est cher.
2. Frais mensuels minimum et planchers d’effectif
C’est ici que les petites équipes en Europe de l’Est se retrouvent piégées.
Le marketing des PEO crie « à partir de 40 par employé et par mois ». Puis le contrat murmure
Un minimum mensuel par entité
Un effectif minimum par pays
Un minimum séparé pour chaque devise de paie
Vous pensez donc payer 40 par tête pour quatre employés. En réalité, vous payez un minimum de 1 000 juste pour garder la ligne ouverte.
Questions à poser
« Quel est le montant minimum de facture par pays et par mois ? »
« Si nous n’avons que deux salariés en Roumanie et trois en Pologne, que payons‑nous réellement ? »
Vous voulez cette réponse en langage clair, pas enfouie dans une annexe.
3. Surcharges payées pour les configurations multi‑marchés
Beaucoup de PEO adorent les messages simples, « couverture globale ». Le contrat dit souvent autre chose.
Vous pouvez voir
un tarif de base pour votre pays « d’origine »
une majoration pour chaque pays supplémentaire d’Europe de l’Est
des frais mensuels supplémentaires pour la coordination multi‑pays
Si vous recrutez en Pologne, en Roumanie, en Tchéquie et en Hongrie, ces majorations s’additionnent rapidement.
Questions à poser
« Le tarif par employé est‑il le même dans tous les pays d’Europe de l’Est ? »
« Ajoutez‑vous des frais de coordination pour les configurations multi‑pays ? »
4. Paie hors cycle et corrections
Les équipes réelles ne bougent pas selon des cycles mensuels parfaits. Vous allez
Recruter en milieu de mois
Payer des primes de bienvenue
Rétrodater des augmentations
Corriger des erreurs
Les PEO considèrent souvent cela comme un travail supplémentaire et facturent
Par traitement de paie hors cycle
Par bulletin réémis
Par déclaration fiscale ou sociale rectificative
En Europe de l’Est, où les autorités se soucient beaucoup des corrections, ces événements sont garantis, pas rares.
Questions à poser
« Combien de traitements de paie par mois sont inclus ? »
« Facturez‑vous les déclarations rectificatives et les bulletins corrigés ? »
5. Marge sur les avantages et « admin » en plus
Une fois que vous ajoutez des éléments comme
la couverture médicale privée en Pologne ou en Roumanie
les cartes de sport
les tickets restaurant
d’autres avantages locaux
Le PEO peut vous proposer un « prix de package ». Ce chiffre inclut souvent
le prix de l’assureur ou du prestataire
plus sa propre marge
plus des frais « d’administration » fixes
Vous ne payez pas l’accès. Vous payez l’intermédiaire.
Questions à poser
« Quel est le montant brut de la prime du prestataire ? »
« Quel est le montant de vos frais au‑dessus de cela ? »
S’ils ne peuvent pas vous montrer une ventilation simple, supposez que la marge est confortable. Pour eux.
6. Frais pour lettres et documentation RH
L’Europe de l’Est fonctionne à coups de documents. Le personnel demande constamment
des attestations de salaire pour les banques
des lettres d’emploi pour les visas
des relevés de revenus pour les prêts immobiliers
Certains PEO incluent cela. D’autres facturent discrètement par lettre ou par demande.
Multipliez cela par 20 personnes, plusieurs pays et une année entière. L’addition grimpe.
Question à poser
« Les lettres RH standards sont‑elles incluses ou facturées individuellement ? »
7. Interaction avec les autorités et audits
Quand les autorités fiscales ou sociales posent des questions, quelqu’un doit répondre.
Les PEO solides considèrent que cela fait partie du travail. Une forte implication signifie plus de travail, pas plus de facturation.
Les plus faibles traitent chaque courrier comme une « mission de conseil » avec des tarifs horaires séparés.
Questions à poser
« Si une autorité remet en cause des déclarations que vous avez soumises, qui gère la réponse ? »
« Est‑ce couvert par nos frais réguliers ou facturé séparément ? »
8. Pénalités de sortie et délais de préavis
Vous ne voyez ce coût que lorsque vous voulez partir.
Les contrats peuvent cacher
des durées minimales de 12 ou 24 mois
des frais de sortie anticipée
des préavis de 3 à 6 mois par pays
Si votre stratégie change, vous continuez à payer bien après avoir cessé de recevoir de la valeur.
Questions à poser
« Quelle est la durée minimale ? »
« Que se passe‑t‑il si nous mettons fin à la relation plus tôt ? »
« De combien de préavis avez‑vous besoin par entité ? »
Obtenez ces réponses par écrit. Vous, dans le futur, vous en remercierez.
Quand le PEO est un choix judicieux en Europe de l’Est
Le PEO n’est pas le méchant. C’est simplement très souvent le mauvais outil dans la mauvaise situation.
Voici où il trouve réellement sa place.
1. Vous avez déjà des entités en Europe de l’Est, et vous restez
C’est le premier filtre.
Le PEO a du sens si
Vous avez déjà créé des sociétés locales dans des pays comme la Pologne, la Roumanie, la Tchéquie ou la Hongrie
Vous prévoyez de conserver ces entités
Vous êtes engagé sur ces marchés à long terme
Vous n’avez pas besoin d’aide pour avoir le droit d’employer. Vous avez besoin d’aide pour gérer la lourde administration.
Dans ce contexte, un PEO est un choix rationnel.
2. Votre effectif et votre complexité justifient des opérations dédiées
Si vous avez
plus de 20 employés dans un pays d’Europe de l’Est
ou plus de 40 répartis sur plusieurs pays
Alors la paie et les RH ne sont plus des « tâches annexes ».
Soit vous recrutez une équipe interne paie/RH dans la région, soit vous confiez ce travail à un PEO.
Pour les petites et moyennes entreprises, le PEO coûte généralement moins cher que le recrutement de profils seniors payés dans quatre marchés différents.
3. Vous avez besoin de processus répétables, pas d’exploits individuels
Si votre situation actuelle ressemble à
La paie est gérée par une seule personne avec un fichier Excel maison
Personne ne comprend vraiment la logique si cette personne part
Le reporting pour la finance est manuel et en retard
Les contrats et la documentation varient selon le manager et la ville
Le PEO peut standardiser cela.
Vous obtenez
Un seul processus par pays
Une seule façon de structurer les offres et les contrats
Une source unique de vérité pour les données de paie et RH
Pas excitant. Très utile.
4. Votre équipe RH doit se concentrer sur les personnes, pas sur les portails
Si vos RH passent des heures chaque mois à
se débattre avec les portails ZUS polonais
Mettre à jour les modèles de paie roumains et tchèques
expliquer les bulletins de paie un par un
Vous les sous‑utilisez.
Le PEO permet aux RH de
Définir les politiques
Se concentrer sur le recrutement et la performance
Laisser les calculs mensuels et les déclarations à des spécialistes
5. Vous avez une position de risque claire et un budget juridique
Le PEO laisse toujours la responsabilité employeur à votre entité.
Si vous avez
Un conseil juridique interne ou externe de confiance
Le budget pour traiter directement les cas complexes
un conseil d’administration à l’aise avec ce risque
Alors, le PEO vous apporte du levier sans modifier l’exposition juridique.
Quand le PEO devient un passif en Europe de l’Est
Voilà maintenant la partie que la plupart des prestataires évitent.
Il existe de nombreux cas où les services de PEO pour les petites entreprises en Europe de l’Est sont la mauvaise réponse. Parfois dangereusement mauvaise.
1. Vous n’avez pas d’entités dans chaque pays
Si vous
Voulez recruter en Pologne et en Roumanie
mais n’avez qu’une entité au Royaume‑Uni ou aux États‑Unis
et aucune société locale sur ces marchés
Le PEO ne peut pas régler cela légalement.
Vous verrez peut‑être des montages créatifs proposés. Un langage du type « nous vous soutiendrons ». Vous ne verrez pas un régulateur valider cette structure.
Dans ce cas, vous avez besoin d’un Employer of Record. Pas d’un PEO.
2. Vous testez encore quels marchés d’Europe de l’Est vont fonctionner
Si votre plan est
Un ingénieur senior à Varsovie
Un designer à Prague
Un poste customer success à Bucarest
Et que vous voulez voir quel marché prend, alors créer trois entités plus trois configurations PEO est excessif.
Vous ajoutez
des coûts d’enregistrement
des obligations annuelles de conformité
des coûts de fermeture plus tard
Sans savoir si ces pays monteront réellement en puissance.
Un EOR provider vous permet d’employer ces personnes via une entité locale que vous ne possédez pas. Rapide. Propre. Réversible.
3. Vous avez une inquiétude au niveau du conseil sur l’exposition juridique
Si vos investisseurs ont déjà demandé
« Que se passe‑t‑il si nous avons un litige prud’homal dans ce pays ? »
« Et si nous avons mal calculé les cotisations pendant des années ? »
Alors, le PEO ne suffira peut‑être pas à les rassurer.
Avec un PEO
Votre nom est sur le contrat
Votre entité est responsable
Le PEO est un prestataire, pas un bouclier
Avec un EOR
Le prestataire est l’employeur
Le prestataire se tient devant les autorités
Votre exposition est limitée à la relation commerciale
Si le risque juridique sur des marchés inconnus revient sans cesse en conseil, vous voulez un EOR, pas seulement une meilleure administration.
4. Vous voulez un seul modèle sur une grande région
Si l’Europe de l’Est n’est qu’une partie de votre carte, avec le Caucase, l’Asie centrale ou le Moyen‑Orient, alors
Des entités différentes
Des PEO différents
Des contrats différents
se transforment en travail à plein temps.
L’EOR vous donne
Un seul modèle d’employeur
Un seul ensemble de règles à comprendre
Un seul partenaire principal à appeler
Le PEO ne peut pas faire cela pour les marchés où vous n’avez pas d’entités.
5. Vous prévoyez des changements fréquents de marché ou d’équipe
Si votre plan de recrutement évolue rapidement
Entrée sur de nouveaux marchés d’Europe de l’Est
Fermeture de ceux qui performent mal
Déplacement d’effectifs entre pays
Les structures PEO sont lentes et rigides. Chaque changement peut déclencher de nouveaux travaux sur les entités, de nouveaux enregistrements et de nouveaux minimums.
L’EOR est conçu pour ce type de mouvement. Ajouter une personne. En retirer une. Ajouter un pays. Vous ne refaites pas toute votre structure d’entreprise à chaque fois.
Comment choisir un PEO en Europe de l’Est
Disons que vous avez fait la réflexion, et que le PEO reste logique pour certaines de vos entités. Vous avez maintenant un autre problème.
Lequel.
1. Demandez des preuves d’expertise au niveau pays
Ne demandez pas : « Connaissez‑vous l’Europe de l’Est ? » Tout le monde répond oui.
Demandez des choses comme
« Comment gérez‑vous les employés polonais qui dépassent le seuil d’impôt de 120 000 PLN en cours d’année ? »
« Comment calculez‑vous le CAS et le CASS roumains pour les hauts revenus ? »
« Que se passe‑t‑il dans la paie tchèque quand quelqu’un ne travaille qu’une partie du mois ? »
Vous cherchez des réponses concrètes. Pas de phrases vagues sur la « conformité locale ».
2. Exigez une tarification qui tient sur une page
Demandez un détail écrit qui inclut
Le tarif par employé et par pays
Le minimum mensuel par pays
Les coûts d’implémentation
La liste des suppléments facturables
La durée du contrat et le délai de préavis
Si votre CFO ne peut pas expliquer le modèle à voix haute en cinq minutes, c’est qu’il est flou par conception.
3. Inspectez la pile technologique, pas seulement le deck commercial
Demandez
Une démonstration en direct du portail employeur
Des exemples de bulletins pour la Pologne, la Roumanie, la Tchéquie et la Hongrie
Un exemple de rapport mensuel de paie
Un exemple montrant comment les corrections apparaissent dans les rapports
Si l’interface ressemble à un logiciel comptable de 2005, vos RH et vos employés vont la détester. Cela se traduira par plus de travail manuel de votre côté.
4. Testez le support avant de signer
Envoyez trois questions réelles, par exemple
« Nous voulons promouvoir un employé roumain et augmenter son salaire. Qu’est‑ce qui change en coût total et en cotisations ? »
« Nous mettons fin au contrat d’un employé tchèque pour mauvaises performances. Quelles étapes devons‑nous documenter ? »
« Nous voulons ajouter une couverture médicale privée pour le personnel polonais. Quel impact sur la paie ? »
Mesurez
Le temps de réponse
La clarté de l’explication
Le niveau de confiance et de détail
S’ils adaptent les réponses au droit du pays concerné
C’est le support que vous aurez sous pression.
5. Clarifiez qui assume les erreurs
Demandez très directement
« Si une déclaration que vous avez gérée entraîne des pénalités, les prenez‑vous en charge ? »
« Corrigez‑vous vos erreurs à vos frais ? »
« Avez‑vous une assurance qui couvre votre travail de paie ? »
Certains PEO acceptent une part de responsabilité. Beaucoup renvoient tout sous le label « responsabilité de l’employeur ». Vous devez savoir dans quelle catégorie ils se trouvent.
6. Vérifiez les références dans la région qui vous intéresse vraiment
Demandez des références
Avec des entités dans les pays d’Europe de l’Est que vous prévoyez d’utiliser
avec un effectif similaire
avec un stade de croissance similaire
Ne vous contentez pas d’une étude de cas globale générique quand votre plan réel est une équipe distribuée de 30 personnes entre Varsovie, Bucarest et Prague.
Conseils finaux. PEO vs EOR en Europe de l’Est, et où se situe Team Up
Alors, après tout cela, comment décider ?
Vous utilisez un PEO quand
Vous détenez déjà des entités locales dans des pays d’Europe de l’Est
Vous prévoyez de conserver ces entités
Vos équipes sont suffisamment grandes pour que la paie interne ne soit plus réaliste
Vous êtes à l’aise avec le risque employeur porté sur votre bilan
Dans ce monde‑là, le PEO vous donne structure et prévisibilité sur un travail que vous n’avez de toute façon pas le choix de faire.
Vous utilisez un EOR quand
Vous voulez recruter en Europe de l’Est sans encore créer d’entités
Vous testez plusieurs marchés
Vous voulez avancer vite sans improviser sur la conformité
Votre direction et vos investisseurs tiennent à limiter fortement l’exposition juridique directe
C’est le monde pour lequel Team Up est conçu.
Team Up a commencé par gérer les parties difficiles du recrutement global dans le Caucase. Georgia. Armenia. Azerbaijan. Cela signifiait vivre avec de vrais codes du travail, de vrais contrôles et de vrais payroll audits. Pas des slides abstraits de « global HR ».
Le même état d’esprit s’applique maintenant à l’Europe de l’Est.
Avec Team Up comme EOR partner, vous obtenez
Un emploi légal pour votre personnel via des entités locales que vous n’avez pas à créer
Des contrats entièrement locaux conformes au droit polonais, roumain, tchèque ou hongrois
Des impôts et cotisations sociales corrects dès le premier jour
Des archives de paie propres qui tiennent lors des due diligence et audits
Une seule structure contractuelle au lieu d’une différente dans chaque pays
Un interlocuteur principal unique pour recruter dans toute la région
Vous gardez le contrôle de l’équipe. Qui vous recrutez ? Ce qu’ils construisent. Comment ils servent les clients.
Team Up assume le rôle d’employeur et le risque qui l’accompagne.
Si votre plan est de construire des squads produit allégés à Varsovie, des équipes support à Bucarest et des profils commerciaux à Prague ou Budapest, vous n’avez pas besoin de cinq nouvelles entités et de trois nouveaux PEO.
Vous avez besoin d’un partenaire EOR régional qui comprend réellement cette partie du monde.
C’est ce que fait Team Up.
FAQ
1. Que comprennent les services de PEO pour les petites entreprises en Europe de l’Est.
Ils couvrent le traitement de la paie, les calculs d’impôt et de cotisations sociales, les contrats de travail, le support d’intégration, la documentation RH, le suivi des congés et le reporting statutaire mensuel dans des pays comme la Pologne, la Roumanie, la Tchéquie et la Hongrie.
2. Ai‑je besoin d’une entité locale pour utiliser un PEO en Europe de l’Est.
Oui. Un PEO exige que votre entreprise dispose d’une entité enregistrée dans chaque pays où se trouvent des employés. Sans entités locales, vous ne pouvez pas employer légalement via un PEO. Vous auriez besoin d’un Employer of Record à la place.
3. Comment fonctionne la paie via PEO en Europe de l’Est.
Le PEO calcule chaque mois le brut‑net selon les règles fiscales locales, applique les cotisations retraite, santé et sociales, prépare les déclarations, génère les bulletins de paie et envoie les récapitulatifs du coût employeur. Chaque pays a ses propres règles et méthodes de calcul.
4. Quelle est la différence entre un PEO et un Employer of Record en Europe de l’Est.
Un PEO gère les RH et la paie tandis que votre entreprise reste l’employeur légal. Un Employer of Record devient l’employeur légal, ce qui vous permet de recruter sans créer d’entités en Pologne, en Roumanie, en Tchéquie, en Hongrie ou sur d’autres marchés.
5. Les services de PEO sont‑ils rentables pour les petites équipes en Europe de l’Est.
Oui, lorsque vous exploitez déjà des entités locales et avez des besoins de paie récurrents. Si vous n’avez qu’un ou deux employés par pays ou si vous testez le marché, un Employer of Record est généralement plus efficace et moins risqué.
6. Quels coûts cachés dois‑je prévoir avec les prestataires de PEO en Europe de l’Est.
Les frais cachés courants incluent les frais d’onboarding, la facturation mensuelle minimale, les frais de paie hors cycle, les frais de correction, les marges sur les avantages, les frais pour les lettres d’emploi, les frais de support lors des audits gouvernementaux et les pénalités en cas de résiliation anticipée des contrats.
7. Un PEO peut‑il aider à garantir la conformité au droit du travail en Europe de l’Est.
Un PEO peut soutenir la conformité en mettant en place une paie correcte, en documentant l’emploi, en appliquant les bonnes règles fiscales et sociales et en signalant les zones de risque. Mais votre entité reste légalement responsable en cas d’audits ou de litiges.
8. Quand un PEO est‑il la bonne solution pour les petites entreprises en Europe de l’Est.
Le PEO convient lorsque vous avez déjà des entités dans les pays concernés, que vous prévoyez une croissance à long terme, que vous avez besoin d’opérations de paie structurées et que vous voulez retirer l’administration RH manuelle de la charge de votre équipe interne.
9. Quand le PEO devient‑il un passif en Europe de l’Est.
Le PEO devient un passif lorsque vous n’avez pas d’entités locales, que vous devez recruter rapidement dans plusieurs pays, que vous voulez minimiser l’exposition juridique ou que vous prévoyez des changements de stratégie fréquents. Dans ces cas, un Employer of Record est plus sûr.
10. Comment choisir le meilleur prestataire de PEO pour le recrutement en Europe de l’Est.
Recherchez des prestataires dotés d’une forte expertise au niveau pays, d’une tarification claire sans minimums cachés, d’outils de reporting solides, d’un support fiable, de processus documentés et d’une expérience avérée dans la gestion de la paie et des opérations RH à travers l’Europe de l’Est.